Ihr Ausgangspunkt

Sie möchten sich die Arbeit im Recruiting durch eine passende Lösung leichter machen? Das ist total nachvollziehbar. Der Besetzungsprozess ist oft kleinteilig mit vielen manuellen Interventionen, die Sie Zeit kosten. Leider ist die HR-IT-Landschaft fragmentiert - es gibt viele (Teil-)Lösungen. Eine einfache Google-Anfrage bringt Unmengen von Lösungen.

Doch welche passt für Sie? - So kommen Sie zu einer Entscheidung:

1. Beschreiben Sie, was Sie brauchen.
2. Analysieren Sie Anbieter und treffen Sie eine Vorauswahl.
3. Fragen Sie kritisch nach – und lassen Sie sich Abläufe zeigen.
4. Treffen sie eine gute Entscheidung.

Mehr zu diesem Prozess finden Sie hier .

Betrachten wir die einzelnen Schritte. Was ist dabei wichtig?

Schritt eins: beschreiben Sie, was Sie brauchen.

Hier geht es um die Frage, was die Software für Sie können soll. Natürlich können Sie sich von Anbietern von Software auf Messen oder im Internet informieren lassen. Damit erhalten Sie jedoch Verkaufsinformationen der Anbieter.

Es hat sich bewährt, sich die wichtigsten Anforderungen selbst zu erarbeiten. Dabei hilft Ihnen ein Moderator, der die fachlichen HR-Anforderungen kennt und Digitalwissen mitbringt.

Zentrale Fragen für Anforderungen sind:

• Wie und durch wen sollen Bewerberdaten erfasst werden?
• Wer soll mit der IT-Lösung arbeiten (Recruiter, Führungskräfte?)
• Was soll die Lösung „automatisch“ für Sie tun – z. B. Eingangsbestätigungen oder Absagen verschicken?
• Was wünschen Sie sich als Nutzer von der Software, womit möchten Sie sich nicht herumschlagen?
• Wie sieht Nutzerfreundlichkeit für Ihre Bewerber aus? Was soll die Lösung bewerberseitig bieten?
• Welche Kennzahlen brauchen Sie, um Ihre Aktivitäten im Recruiting auszuwerten?
• Wie möchten Sie mit Kandidaten kommunizieren?
• Soll die Lösung eine Funktion haben, mit der Sie Stellenanzeigen auf Ihrer Karrierewebseite oder auf Jobportalen veröffentlichen können?
• Ist eine Cloud-Lösung für Sie denkbar, also eine IT-Infrastruktur, die beispielsweise über das Internet verfügbar ist?
• Welches Datenschutzlevel erwarten Sie von Ihrem Tools?

Eine Checkliste zur Unterstützung finden Sie hier .

Das Ergebnis dieses Schrittes: definieren Sie Ihre Anforderungen und fassen Sie sie auf einem Board zusammen.

Schritt zwei: analysieren Sie Anbieter und treffen Sie eine Vorauswahl.

Jetzt geht es „an den Markt“ - und jetzt betreten Sie den Verkaufsbereich. Nicht alle Anbieter geben schon auf der Website umfassende Informationen zu ihren Lösungen; vielleicht fehlen Ihnen gerade die Antworten, die Ihnen wichtig sind. Und: nicht jede „objektive“ Selbsteinschätzung eines Herstellers ist für Sie nützlich.

Auch Vergleichsportale sind oft an Hersteller von Lösungen angelehnt; nicht jedes Vergleichsportal ist „objektiv“. Oder sie verbinden die Auskunft mit Dienstleistungen, die sie an Sie verkaufen wollen.

Machen Sie sich schlau und werten Sie die ersten Informationen aus. Wichtige Kriterien sind auch:

• wie viele Mitarbeiter hat Ihr Unternehmen?
• Kommt eine cloudbasierte Lösung für Sie in Frage?
• Welche HR-Lösungen sind schon im Einsatz?

Das Ergebnis dieses Schrittes: Sie treffen eine erste Auswahl anhand Ihrer Anforderungen und erstellen eine Shortlist.

Mein Tipp: gestalten Sie die Shortliste nicht zu umfangreich. Sie können später noch immer weitere Anbieter dazu nehmen.

Schritt drei: Kontakt mit einzelnen Lösungsanbieter – der Praxischeck

Sie kennen Ihre Anforderungen, wissen also, was Sie suchen. Sie wissen, mit welchen Anbietern Sie in ein Gespräch kommen wollen. Bereiten Sie Ihre Fragen vor.

Ziel ist nun, klare Antworten zu bekommen, um sich zu entscheiden. Erläutern Sie, welche Anforderungen Sie haben.

Lassen Sie keinen Raum für Verkaufsshow; Sie sind der Kunde. Grundlage aller Orientierungsgespräche ist: Sie müssen sich nichts anhören, was Ihnen nichts bringt. Fragen Sie nach, wenn Sie etwas nicht verstehen. Wenn Sie sich mit einem Anbieter nicht gut verständigen können, ist fraglich, ob das eine gute Zusammenarbeit wird.

• Fragen Sie auch nach, welche Erfahrungen der Anbieter mit Implementierungen in Ihrer Unternehmensgröße und -situation gemacht hat.
• So machen Sie sich ein Bild, was konkret auf Sie zukommt, falls Sie sich für die Lösung entscheiden.
• Fragen Sie kritisch nach – und lassen Sie sich konkrete Funktionen der Software zeigen; aber nicht irgendwelche Standardprozesse, sondern die, die Sie interessieren laut Ihren Anforderungen.
• Es ist sicher kein Fehler, nach Referenzen zu fragen. Welche Unternehmen, die in etwa Ihrer Größe und Unternehmenssituation entsprechen, haben diese Lösung eingeführt?
• Nutzen Sie die Möglichkeit, direkt mit dem verantwortlichen Kollegen dort zu sprechen, bevor Sie sich entscheiden.

Das Ergebnis dieses Schrittes: Sie treffen eine vertiefte Auswahl anhand Ihrer Anforderungen und grenzen die Anbieter ein, die für Sie in Frage kommen.

Schritt vier: treffen Sie eine gute Entscheidung.

Viele Entscheidungen für HR-Lösungen dauern sehr lange – doch das ist nicht nötig. Ziel ist es, dass Sie zu einer Lösung kommen, die Ihren Anforderungen entspricht – ohne sich zu verzetteln. Mit dem systematischen Vorgehen schaffen Sie das in überschaubarer Zeit.

Stehen Sie vor einem Auswahlprozess? – Kontaktieren sie mich gerne auf bergdolt@digital-fit-machen.de .