Prozesse - Dreh- und Angelpunkt für Ihren Unternehmenserfolg

Prozesse führen zu Ergebnissen; rund laufende Prozesse sind erfolgsentscheidend für Unternehmen. Wachsende Unternehmen haben die einmalige Chance, von Anfang an praktikable und schlanke Prozesse aufzusetzen. Nutzen Sie diese Chance, bevor sich Prozesse verselbständigen und Prozesskorrekturen viel aufwändiger werden. Denn im Wachstum lässt sich vieles noch einfach korrigieren. Gute Prozesse sind die Basis für Unternehmenswachstum und auch Digitalisierung, denn noch immer gilt: wird ein schlechter Prozess in einen digitalen Prozess überführt, so bleibt er schlecht. Nur eben digital schlecht.

Prozesse als Wachstumstreiber - die Fachkräftefrage

Dass es schwer ist und immer schwerer wird, Leute an Bord zu holen, ist nichts Neues; der Fachkräftemangel wird sich verschärfen und ist für viele Unternehmer Herausforderung Nummer eins. Für die Stabilität im Wachstum ist es entscheidend, Führungs- und Fachkräfte zu finden. Doch auch andere Prozesse zählen:

• so etwa ein konsequentes Onboarding, eine saubere Einarbeitung. Die ersten Wochen sind viel entscheidender für Neulinge, als viele vermuten, die schon länger keinen Jobwechsel mehr erlebt haben.
• Immer wichtiger wird die Mitarbeiterbindung, denn Fachkräfte werden ständig von anderen Unternehmen umworben; die Wechselchancen sind besser denn je.
• Realistische, individuelle Ziele und passende Entwicklungsangebote sind keine Optionen mehr, sondern Plicht.
• Weiterbildungsangebote sind ein Allgemeinplatz und allenfalls Bestandteil professioneller Personalentwicklung, nicht aber deren Kern.

Prozesse glatt ziehen: Pragmatismus statt Prozesstapeten

Die Analyse von Prozessen kann man beliebig ausführlich und detailliert betreiben; die Frage ist: was braucht es wirklich?

Zentral bei jeder Prozessarbeit ist das jeweiligen Prozessergebnis, und das ist nicht immer so eindeutig. Ein Outcome der Prozesse eines Bäckers ist ein Backstück für den Verkauf; was ist aber das Ergebnis eines Recruitingprozesses? Natürlich die zügige Besetzung einer offenen Stelle, sofern das gelingt. Doch auch eine positive Einschätzung eines Bewerbers, der kein Angebot bekommen hat, ist Gold wert. Denn man kann ihn dann bitten, seine Erfahrung auf kununu zu posten. Und der Kandidat bleibt Bewerber, denn qualifizierte Kandidaten kann man mit deren Einwilligung in einen Talentpool aufnehmen.

Wie formen Sie gute Prozesse - und wie erkennen Sie Verbesserungsbedarf?

Typische Schmerzpunkte von Prozessen, die renovierungsbedürftig sind:

• Medien- und Systembrüche, vor allem bei Routineprozessen wie etwa der Gehaltsabrechnung, wenn Daten mehrfach von einem System ins andere überführt werden müssen;
• die Prozesse sind schwer erklärbar, weil die Ablauflogik zum Ziel hin fehlt;
• solche Prozesse führen zu Sucherei in Systeme, Ordnern, bei Kollegen;
• sie führen zu Unzufriedenheit, kritischen Rückmeldungen und vielen Nachfragen;
• sie dauern länger, als der Weg zum Ziel sein müsste. Das kann an vielem liegen, beim Recruiting etwa daran, dass recruitierende Führungskräfte zu wenig Zeit frei halten für Bewerbergespräche.

Auch solche Fragen gehören zur Prozessklärung. Warum soll ein Bewerber warten müssen, bis das Unternehmen Zeit für ihn findet? Andere nehmen sich die Zeit.

Gute Prozesse sind klar strukturiert, die jeweiligen Prozessverantwortlichen geregelt. In einem guten Prozess ist geklärt, welches Ereignis den Prozess in Gang setzt, welche Teilschritte folgen und welche Prozessabweichungen toleriert sind. Klar ist auch das Ergebnis des Prozesses, und die Prozessbeteiligten können gut mit dem Prozess leben - das ist leichter, wenn ein Prozess logisch und nachvollziehbar ist. Orientieren Sie sich an diesen Kriterien, wenn Sie Prozesse überarbeiten oder neu fassen. Besonderes Augenmerk brauchen Prozesse, bei denen Sie über verschiedene Standorte hinweg zusammenarbeiten.

Finale: der gute Prozess - das passende Tool

Digitale Tools zur Prozessabbildung sind gut, wenn Sie die Prozessbeschreibung erleichtern. Tools, die aufwändig im Set-Up sind oder Prozessabbildungen in eine bestimmte Form zwingen, bedeuten oft mehr Aufwand als Nutzen. Wählen Sie im Zweifelsfall eher eine höhere Flugebene als einen hohen Detaillierungsgrad, um Prozesse zu fassen. Details können Sie im zweiten Schritt erarbeiten.

Häufig macht es Sinn, Ist-Prozesse auf höherer Flugebene zu skizzieren und genau Schwächen anzusprechen. Das macht es leichter, einen Soll-Prozess zu formulieren. Um gute Soll-Prozesse zu definieren, braucht es Fachinput: was ist State of the Art, was war gestern? Wie soll unser richtig guter Prozess in zwei, drei Jahren aussehen? Was machen andere gut?

In der Analyse zeigt sich, wo Unterschiede liegen zwischen dem, was Sie jetzt tun und dem, was Sie in Zukunft tun wollen. Priorisieren Sie zentrale Prozesse und setzen Sie den Soll-Prozess um.

Haben Sie Fragen zu HR-Prozessen, die richtig gut funktionieren? Nehmen Sie gerne unverbindlich Kontakt zur HR-Prozess-Expertin auf.

Ihre Regina Bergdolt